15 jan Mag de notaris een kopie van mijn identiteitsbewijs maken?
Alertheid is geboden bij het ‘kopietje paspoort’!
Want het onnodig en bovenmatig kopiëren of scannen van deze documenten is niet zonder risico. Door op grote schaal persoonsgegevens te verzamelen neemt het risico van identiteitsfraude toe. Daarom mag een bedrijf of organisatie alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie van uw identiteitsbewijs maken. Dat mag onder meer alleen als daartoe voor het bedrijf of de organisatie een wettelijke verplichting bestaat.
Wettelijke plicht voor de notaris om uw identiteit vast te stellen
Mede om identiteitsfraude te voorkomen zijn notarissen wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren en vast te leggen.
Deze verplichting om de identiteit van onze klanten vast te stellen komt enerzijds voort uit de Wet op het Notarisambt (Wna). Anderzijds uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Om te kunnen bewijzen dat de notaris
aan deze plicht heeft voldaan, mag hij een kopie of scan van uw identiteitsbewijs (paspoort, identiteitsbewijs of Nederlands rijbewijs) maken en deze gedurende een periode van maximaal vijf jaren te bewaren. Op uw identiteitsbewijs staat ook uw burgerservicenummer (BSN). Het is de notaris toegestaan om uw BSN te gebruiken. Om die reden kunt u uw BSN niet afschermen of onleesbaar maken als de notaris een kopie van uw identiteitsbewijs maakt.
Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris op grond van de Wwft verplicht verder cliëntenonderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en niet in Nederland wonen. Of cliënten die niet de Nederlandse nationaliteit hebben, ook wel PEP’s genoemd: politically exposed persons.
Met welke identiteitsbewijzen kan ik mij identificeren bij de notaris?
Personen met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort. Ook een geldige identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont voldoet. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument.
De identiteit van een rechtspersoon kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25% in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd: ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen naar deze UBO’s.
Meldingsplicht ongebruikelijke transacties
Een van de redenen om de identiteit zo uitgebreid vast te stellen is de meldingsplicht van de notaris. De notaris is verplicht
ongebruikelijke geldtransacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme, te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties. Officieel FIU-Nederland genaamd. Dit geldt ook voor een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris.
Betaling in contanten
Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen van € 2500,- of meer. Wanneer er toch € 2500,- of meer in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit melden bij de FIU-Nederland. Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Deze meldingsplicht geldt ook als de notaris op verzoek van een cliënt € 2500-, of meer in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank.
Geen meldingsplicht
De notaris heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.
Meer informatie kopie identiteitsbewijs
Of het in een bepaalde situatie is toegestaan om een kopie van uw identiteitsbewijs te maken, leest u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bron: KNB en Autoriteit Persoonsgegevens