Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld en financiering van terrorisme. Het register is een uitwerking van de Europese vierde anti-witwas richtlijn.

De UBO-registratie geldt wel voor elke stichting maar niet voor elk soort vereniging. In onderstaand schema kunt u aflezen voor wie de UBO-registratie geldt:

Een vereniging of stichting kan een of meer UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.
Een UBO van een vereniging is de natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de vereniging omdat hij/zij:
* meer dan 25% van het eigendomsbelang in de vereniging houdt; of
* meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij besluitvorming over het wijzigen van de statuten van de vereniging; of
* feitelijke zeggenschap kan uitoefenen over de vereniging.

Met eigendomsbelang wordt bij verenigingen het recht op uitkering(en) uit het vermogen of op het overschot na de vereffening bedoeld.

Een stichting kan een of meer UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

De UBO’s van een stichting zijn de natuurlijke personen die:
* meer dan 25% van het eigendomsbelang houden in de stichting; of
* meer dan 25% van de stemmen kunnen uitoefenen bij besluitvorming over het wijzigen van de statuten van de stichting; of
* feitelijk zeggenschap kunnen uitoefenen over de stichting.

Het maakt niet uit of u het eigendomsbelang en/of het stemrecht direct of indirect houdt.
Als uw belang of stemrecht in totaal meer dan 25% is, dan bent u UBO van de stichting.

Het maakt niet uit of u het eigendomsbelang en/of het stemrecht direct of indirect houdt. Als uw belang of stemrecht in totaal meer dan 25% is, dan bent u UBO van de vereniging.

Hiervoor dienen er twee bedragen bekend te zijn.
Eerst moet bepaald worden welk bedrag door de stichting (direct of indirect) aan iemand is uitgekeerd (bijvoorbeeld een gift/donatie).
Vervolgens moet dit bedrag worden afgezet tegen het bedrag dat de stichting in totaal voor uitkering beschikbaar heeft.
Is de individuele uitkering dan 25% van het totale bedrag? Dan is de ontvanger een UBO. Of iemand een uitkering van meer dan 25% van het totale uitkeerbare bedrag voor dat jaar heeft ontvangen kan meestal pas achteraf worden bepaald.
Vaak is het daarvoor namelijk nodig om eerst de jaarrekening van de stichting op te (laten) maken.
Als achteraf blijkt dat iemand wordt aangemerkt als UBO dan moet het bestuur van de stichting dat in het UBO-register aanpassen.

Het zal bij verenigingen vaak voorkomen dat er geen UBO kan worden aangewezen. In die gevallen wordt iedereen die deel uitmaakt van het “hoger leidinggevend personeel” van de vereniging aangemerkt als UBO. In het geval van een vereniging zijn dat de statutair bestuurders van de vereniging.
Dat geldt dus voor iedereen die bestuurder is van de vereniging, ongeacht zijn of haar functie. In het UBO-register wordt dan wel vermeld dat iemand uitsluitend is geregistreerd omdat diegene behoort tot het hoger leidinggevend personeel van de vereniging.

Het kan voorkomen dat het niet duidelijk is of dat er twijfel bestaat over de vraag wie UBO zijn van een stichting. Ook kan het voorkomen dat er niemand is die uitkeringen van de stichting heeft ontvangen die boven de 25% van het totale uitkeerbare bedrag uitkomen.
In die gevallen wordt het zogenaamde “hoger leidinggevend personeel” als UBO aangemerkt. Als dat het geval is dan moeten alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel als UBO worden ingeschreven. In het UBO-register wordt dan wel vermeld dat iemand uitsluitend is geregistreerd omdat diegene behoort tot het hoger leidinggevend personeel. In het geval van een stichting worden (alleen) de statutaire bestuurders van de stichting aangemerkt als hoger leidinggevend personeel.

Het niet-naleven van de registratieverplichting kan leiden tot stevige strafrechtelijke sancties. Dit kan een taakstraf zijn of een geldboete van de vierde categorie, die maximaal EUR 20.750,00 bedraagt, tot hechtenis van maximaal zes maanden (bij overtredingen) of zelfs maximaal twee jaren (bij een misdrijf). Er kunnen naast deze straffen ook administratieve sancties worden opgelegd. Denk in dit geval aan een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete. Deze sanctiemogelijkheid wordt uitgevoerd door het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.

Voor ons geldt een zogenaamde terugmeldverplichting. Dat betekent dat wij moeten nagaan of de door u aangeleverde UBO-informatie over de vereniging overeenkomt met die in het register. Is dat niet het geval, dan moet u de UBO-registratie van de vereniging aanpassen. Onjuiste informatie die niet (tijdig) door u wordt aangepast moet door ons worden gemeld bij de KvK. De KvK zal dan een onderzoek naar de registratie instellen en dit aantekenen in het UBO-register.